01 septiembre 2014

Guía para organizar el tiempo


Con mayor o menor frecuencia, la gente se carga con demasiadas tareas a la vez, debido a que se sienten personalmente responsables de todo y a querer hacerlo todo perfecto. Esta sobrecarga genera tensión y preocupación por no poder hacer todo lo que uno se ha propuesto. Para solucionar el problema de organización del tiempo:

Programación por Prioridades

Haga tres columnas (A, B, C) y sitúe cada actividad en su columna de prioridad. Vaya tachando conforme las realice. Es una actividad que debe hacerse a diario.

- Actividades A: tienen prioridad máxima y deben ser echas ese día. 
- Actividades B: Son muy importantes y deben hacerse pronto, pero no necesariamente ese día. Por lo que podemos hacerla completa o parcialmente.
- Actividades C: Son importantes y finalmente deberán ser llevadas a cabo, pero no necesariamente hoy, por lo que podemos empezarlas o hacerlas otro día.

Programación por horarios

  1. Establezca las metas que quiere conseguir. Esto puede hacerse día a día. Aunque las metas diarias deben ir reflejando los objetivos que uno quiere conseguir a plazo más largo (una semana, un mes, un año,...)
  2. Para un día dado, haga una lista de la cosas que tiene que hacer y de las que le gustaría hacer. Luego decida la importancia de cada actividad, es decir, establece prioridades.
    • Actividades A
    • Actividades B
    • Actividades C
  3. Para organizar un día puede seguir los siguientes pasos:
    1. Anote las actividades que deben realizarse a horas determinadas.
    2. Continúe con las actividades A y prográmalas en momentos en que puedan ser realizadas.
    3. Programe actividades B y concédele tiempo suficiente para ser realizadas total o parcialmente.
    4. Sitúe las actividades C en los horarios sobrantes. Si tiene que sacrificar alguna actividad, que sea del tipo C o B.

Al organizar el día es interesante pensar en un orden o secuencia de las actividades a realizar. Localiza el tipo de secuencia que se adapte más a ti. Haz pausas cuando cambies de tarea. 

Consejos

Si aún así encuentra que no consigue tiempo para realizar todas las tareas pruebe a:
  • Delegar responsabilidades: algunas tareas que realizas pueden ser llevadas a cabo por otras personas: miembros de la familia, compañeros de trabajo,... Por lo tanto, es importante que te preguntes qué puedes delegar y en quién.
  • Aprende a decir 'no': a no ser que la demanda sea una cuestión fundamental o insoslayable, usted tiene derecho a decir que no tiene tiempo y que debe llevar a cabo otras actividades.
  • Ajústate a la tarea prevista: al llevar a cabo una actividad, céntrate en ella y no comiences otras actividades asociadas que son innecesarias o no prioritarias.
  • Reduce el tiempo dedicado a determinadas actividades: como hablar por teléfono, ver la televisión,... si considera que es excesivo.
  • Intenta acabar la actividad que has comenzado: no saltes de una actividad a otra dejando detrás un montón de actividades a medio acabar, ya que se pierde más tiempo.
  • Ten cuidado con posponer las cosas: hasta cierto punto posponer una actividad poco importante puede ser una ventaja, pero al fin y al cabo debe ser llevada a cabo. Arrastrar una actividad día tras día puede llevar a no realizarla.
  • Ten cuidado con el perfeccionismo: no olvides que todo el mundo comete errores, que la mayor perfección lograda no compensa muchas veces el tiempo y el esfuerzo invertidos.
  • Al final del día, revisa las prioridades y el progreso realizado: recuerda lo que has conseguido y felicítate. Revisa también como can las cosas al final de periodos largos (semana, mes).


Imagen: google

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